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Responsable Expérience Client / Projets logements - Lille

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Responsable Expérience Client / Projets logements - Lille
 
Nous sommes la nouvelle génération de promoteurs aménageurs. Une nouvelle génération qui agit pour un bien-être durable, et qui met tout en œuvre, chaque jour et dans chacune de ses actions, pour apporter sa pierre à l’édifice d’un monde en pleine mutation.
 
AVENTIM est une société d’aménagement et de promotion immobilière spécialisée en commerce, tertiaire et locaux d’activité, et qui étend depuis peu son champ d’actions au logement. Basée sur la métropole Lilloise et fondée en 2010 par Hugues Joubert, Président d’AVENTIM, la société est à ce jour composée de 43 collaborateurs. AVENTIM connait une forte croissance depuis 2018 qui se confirme par l’ouverture de 3 régions en physique : Bordeaux, Nantes et Paris.
 
Si vous souhaitez intégrer un environnement de travail agréable et exaltant qui développe l’immobilier de demain, si venir au bureau partager votre bonne énergie et humeur est pour vous essentiel et si relever des challenges tout en partageant une véritable aventure professionnelle et humaine vous motive, alors ce poste est fait pour vous !
 
 
 
RAISON D’ÊTRE DU PÔLE EXPÉRIENCE CLIENT :
 
En créant le pôle Expérience Client en 2019, AVENTIM a décidé de renforcer son regard CLIENTS et de faire de leur satisfaction un objectif prioritaire, afin qu’ils deviennent ses ambassadeurs et non ses détracteurs.
 
L’objectif principal du Pôle consiste à se porter garant de l’engagement « Expérience Client » à tous les moments qui conduisent à concevoir, réaliser et livrer une opération, pour que CHAQUE étape du projet soit ressentie par les clients comme une véritable EXPÉRIENCE positive qu’il aura envie de partager avec son entourage.
 
Aujourd’hui AVENTIM poursuit son développement avec le lancement d’opérations de logements différenciantes, tant par le produit proposé que par l’approche de la relation client que nous souhaitons unique et ultra-privilégiée.
C’est dans ce contexte que nous créons un poste de Responsable Expérience Client Logement qui participera à ce challenge à nos côtés !
 
 
MISSIONS :
 
Au sein du Pôle Expérience Client et rattaché(e) à la Directrice de l’Expérience client, le/la Responsable Expérience Client Logement a un rôle clé : il/elle se positionne comme l’interlocuteur privilégié de chaque client et représente le promoteur aux yeux du client.
 
 
Le/la Responsable Expérience Client a plusieurs casquettes :
 
 
IL/ELLE GERE L’ADMINISTRATION DES VENTES
 
À ce titre, il/elle doit :
  • - Faire l’interface avec la force de vente sur les réservations à venir
    - Déclencher l’édition du contrat de réservation dans l’outil digitalisé en vérifiant les profils client, les prix et remises éventuelles, les commissions
    - Contribuer à l'appropriation des process de réservation par les signataires (formation...)
    - Vérifier les délais de purge SRU ainsi que le bon financement du client auprès de la force de vente
    - Assurer l'interface avec les banques (partenaires), voire les notaires (complétude des dossiers de vente), dans le suivi des affaires. 
    - Veiller à la bonne organisation des signatures du contrat de réservation puis de l’acte notarié (prise de rdv, renseignements, précisions ,…)
    - Déclencher les facturations des appels de fonds à compter de la signature de l’acte notarié
    - Collecter et enregistrer tous les éléments de la vente : contrat de réservation, financement, acte notarié...
    - Produire les éléments de suivi au jour le jour.
     
     
IL/ELLE EST L’INTERLOCUTEUR PRIVILEGIÉ DU CLIENT PENDANT TOUT LE PROJET
 
A ce titre, il/elle doit :
  • - Établir en amont le plan Expérience Client du projet et le partager avec l’équipe programme
    - Se positionner auprès du client comme son interlocuteur privilégié dès le contrat de réservation signé
    - Créer l’espace acquéreur digital et l’alimenter tout au long du projet
    - Mettre en œuvre à chaque étape du parcours client le process de relation client selon une relation premium et de proximité
    - Anticiper chaque étape du parcours client
    - Aller chercher les réponses aux demandes des clients auprès des équipes internes (programme, technique)
    - S’assurer que la promesse faite au client est bien tenue à chaque étape
    - Accompagner les clients dans leurs choix de matériaux et dans leurs souhaits de travaux modificatifs
    - Accompagner les clients lors des visites de chantier, de pré-livraison et de livraison
    - Organiser tous les événements de rencontres avec les clients
    - Fournir à son client toutes les informations liées à l’utilisation de son logement et de ses équipements, lui rappeler les garanties dont il bénéficie.
    - S’assurer de la levée des réserves de livraison et des réserves de parfait achèvement
    - Réfléchir à proposer aux clients des offres connexes : services, conciergerie, mobilité
 
Le/la Responsable Expérience Client est aussi force de proposition au quotidien pour faire grandir ce Pôle.
 
 
POSITIONNEMENT DANS L’ORGANIGRAMME :
 
> Rattaché(e) hiérarchiquement à la Direction de l’Expérience Client ;
> Au service de tous les projets, en interaction directe avec la Direction de Programmes, et la Direction Technique
 
 
COMPÉTENCES CLÉS : 
 
Connaissances :
  • - Connaissance du métier de la promotion immobilière et du déroulé d’une opération de logement
    - Connaissance des attentes des clients
    - Connaissance des spécificités de l’immobilier de logement neuf
    - Maîtrise des outils bureautiques
 
 
Savoir-être :
  • - Avoir le sens du client et du service, de l’empathie
    - Être à l’écoute
    - Être rigoureux(se) et organisé(e)
    - Comprendre ses interlocuteurs et prendre en compte leurs attentes
    - Faire preuve de réactivité
    - Être pédagogue et avoir le sens de la communication
    - Avoir des qualités relationnelles et la capacité à travailler en coopération
 
 
Expérience souhaitée :
  • 5 ans d’expérience minimum comme chargé(e) de clientèle chez un promoteur logement

Responsable Expérience Client / Projets tertiaires - Lille

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Responsable Expérience Client / Projets tertiaires - Lille
 
Nous sommes la nouvelle génération de promoteurs aménageurs. Une nouvelle génération qui agit pour un bien-être durable, et qui met tout en œuvre, chaque jour et dans chacune de ses actions, pour apporter sa pierre à l’édifice d’un monde en pleine mutation.
 
AVENTIM est une société d’aménagement et de promotion immobilière spécialisée en commerce, tertiaire et locaux d’activité, et qui étend depuis peu son champ d’actions au logement. Basée sur la métropole Lilloise et fondée en 2010 par Hugues Joubert, Président d’AVENTIM, la société est à ce jour composée de 43 collaborateurs. AVENTIM connait une forte croissance depuis 2018 qui se confirme par l’ouverture de 3 régions en physique : Bordeaux, Nantes et Paris.
 
Si vous souhaitez intégrer un environnement de travail agréable et exaltant qui développe l’immobilier de demain, si venir au bureau partager votre bonne énergie et humeur est pour vous essentiel et si relever des challenges tout en partageant une véritable aventure professionnelle et humaine vous motive, alors ce poste est fait pour vous !
 
 
 
RAISON D’ÊTRE DU PÔLE EXPÉRIENCE CLIENT :
 
En créant le pôle Expérience Client en 2019, AVENTIM a décidé de renforcer son regard CLIENTS et de faire de leur satisfaction un objectif prioritaire, afin qu’ils deviennent ses ambassadeurs.
 
L’objectif principal du Pôle consiste à se porter garant de l’engagement « Expérience Client » à tous les moments qui conduisent à concevoir, réaliser et livrer une opération, pour que CHAQUE étape du projet soit ressentie par les clients comme une véritable EXPÉRIENCE positive qu’il aura envie de partager avec son entourage. Véritable soutien des équipes opérationnelles en interne, le Pôle atteint cet objectif en :
- Co-construisant ce qu’est la culture client chez Aventim
  • - Diffusant cette culture client auprès de TOUS les collaborateurs
    - Accompagnant les équipes dans l’animation opérationnelle du processus « Expérience Client »
    - Évaluant et corrigeant les actions menées par les équipes opérationnelles
 
 
 
MISSIONS :
 
Au sein du Pôle Expérience Client et rattaché(e) à la Directrice de l’Expérience client, le/la Responsable Expérience Client a un rôle de fonction support auprès des équipes opérationnelles, et également en lien direct avec les autres pôles (communication, finance, technique).
 
En charge de plusieurs dossiers de promotion tertiaire, il/elle intervient dès l’identification d’un projet lors d’un comité de GO/NO GO.
 
Le/la Responsable Expérience Client a plusieurs casquettes :
 
 
IL/ELLE SE PORTE GARANT DES ETAPES CLÉS DU PROCESS CLIENT
 
À ce titre, il/elle doit :
  • - Établir le plan Expérience Client du projet et le partager avec les équipes
    - Identifier les étapes clés pour le client dans la vie du projet et les spécificités projet par projet
    - Former les équipes à l’importance de la mise en œuvre des outils clés et du respect des fiches pratiques
    - Anticiper chaque étape projet par projet et alerter les directeurs de programme suffisamment en amont
    - Accompagner le cas échéant les directeurs de programme à mettre en place les actions
    - Vérifier que le process est respecté, s’assurer que la promesse est bien tenue à chaque étape
    - Réfléchir à proposer des offres connexes : plan de déplacement, massages, Elise, panier fruits, partenariats avec salles de réunion… 
    - Alimenter le catalogue de notre offre
 
 
En particulier concernant la fin des chantiers :
  • - Mettre en place en relation avec la direction technique les actions qui garantissent un niveau de livraison excellent (qualité, propreté, niveau de finition, déco des parties communes…)
    - S’assurer que les opérations préalables à la livraison ont bien été menées et que les sujets identifiés ont été traités
    - Assister aux OPL
    - Veiller à la levée des réserves dans les temps impartis : outils à mettre en place, objectifs à fixer
    - Organiser les outils pour répondre rapidement aux insatisfactions et veiller à leur mise en œuvre
    - Veiller à la levée des réserves de GPA
    - À compter de la fin de la GPA : être le référent SAV et gérer les contentieux
 
 
IL/ELLE PILOTE LES ENQUÊTES ET LES INDICATEURS
 
À ce titre, il/elle doit :
  • - Piloter la relation avec Qualimétrie comme interlocutrice privilégiée
    - Poursuivre et améliorer le process des pré-enquêtes Aventim et des enquêtes Qualimétrie
    - Recenser, hiérarchiser, analyser et synthétiser les retours des enquêtes (mine d’informations)
    - En tirer les conclusions et proposer les actions opérationnelles à mettre en place
    - Établir et mettre en œuvre la stratégie de communication des indicateurs auprès des collaborateurs et auprès des clients
    - Faire retours aux clients après les enquêtes (en particulier quand points sensibles évoqués)
    - Étudier, proposer et mettre en place des indicateurs de performance en interne (outils de management)
 
 
LE/LA RESPONSABLE EXPÉRIENCE CLIENT EST ÉGALEMENT CHARGÉ DE PILOTER LES DOSSIERS D’ASSET MANAGEMENT ET DE GESTION LOCATIVE DES ACTIFS D’AVENTIM :
 
À ce titre, il/elle doit :
  • - Entretenir les relations avec les locataires
    - Gérer les départs / entrées dans les lieux des locataires, les re-commercialisations
    - Animer les gestionnaires techniques le cas échéant
    - Être le relai des syndics en cas de copropriété
    - Travailler en étroite collaboration avec le pôle comptabilité sur l’émission des factures et le suivi des paiements
 
Quand il s’agit spécifiquement d’asset en vue d’une opération de promotion :
  • - Participer à l’analyse du dossier avant acquisition
    - Participer à la stratégie d’éviction des locataires
    - Piloter les évictions (avec conseils juridiques extérieurs)
  
Le/la Responsable Expérience Client est force de proposition pour faire grandir ce pôle qui est encore jeune.
 
 
POSITIONNEMENT DANS L’ORGANIGRAMME :
 
> Rattaché(e) hiérarchiquement à la Direction de l’Expérience Client ;
> Mission transversale, service support ;
> En interaction avec l’ensemble des collaborateurs ;
> Au service de tous les projets, en lien direct avec les Responsables et Directeurs de Programmes, sans se substituer à eux :
  • Alimenter en outils
    Former
    Accompagner
    Prévenir
    Contrôler
    Débriefer, ajuster
 
COMPÉTENCES CLÉS : 
 
Connaissances :
  • - Connaissance du métier de la promotion immobilière et du déroulé d’une opération
    - Vision transversale et pilotage des projets
    - Connaissance des attentes des clients
    - Connaissance des spécificités de l’immobilier tertiaire
    - Maîtrise des outils bureautiques
 
 
Savoir-être :
  • - Avoir le sens du client et du service, de l’empathie
    - Être à l’écoute
    - Être rigoureux(se) et organisé(e)
    - Comprendre ses interlocuteurs et prendre en compte leurs attentes
    - Faire preuve d'esprit d'équipe
    - Être pédagogue et avoir le sens de la communication
    - Avoir des qualités relationnelles et la capacité à travailler en coopération
 
 
Expérience souhaitée :
  • 5 ans d’expérience minimum chez un promoteur

Responsable de programmes immobiliers - Lille et Bordeaux

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Responsable de programmes immobiliers - Lille et Bordeaux
Nous sommes la nouvelle génération de promoteurs aménageurs. Une nouvelle génération qui agit pour un bien-être durable, et qui met tout en œuvre, chaque jour et dans chacune de ses actions, pour apporter sa pierre à l’édifice d’un monde en pleine mutation.
 
AVENTIM est une société d’aménagement et de promotion immobilière spécialisée en commerce, tertiaire et locaux d’activité, et qui étend depuis peu son champ d’actions au logement. Basée sur la métropole Lilloise et fondée en 2010 par Hugues Joubert, Président d’AVENTIM, la société est à ce jour composée de 43 collaborateurs. AVENTIM connait une forte croissance depuis 2018 qui se confirme par l’ouverture de 3 régions en physique : Bordeaux, Nantes et Paris.
 
Si vous souhaitez intégrer un environnement de travail agréable et exaltant qui développe l’immobilier de demain, si venir au bureau partager votre bonne énergie et humeur est pour vous essentiel et si relever des challenges tout en partageant une véritable aventure professionnelle et humaine vous motive, alors ce poste est fait pour vous !
 
 
MISSIONS :
 
Rattaché(e) à un Directeur de Programmes, vous vous retrouverez au cœur d’un projet d’entreprise au sein d’une équipe agile, aux compétences confirmées et complètes pour exercer une activité immobilière à 360°, autonome et nourrie d’un fort état d’esprit d’entrepreneuriat.
 
La fonction de Responsable de programmes chez AVENTIM se caractérise par une couverture des opérations, qui commence très en amont, au stade du développement, et qui se poursuit jusqu’à la livraison. La phase construction opérationnelle est, quant à elle, assurée par la direction technique en binôme avec le Responsable de programmes. 
 
Les phases de développement et de montage ont pour but de solliciter les capacités de créativité et d’innovation du collaborateur et le faire participer pleinement à la stratégie d’entreprise, sa notoriété et son expertise produit.
 
La mission de coordination et de chef d’orchestre d’une opération s’en trouve renforcée puisque le responsable programme est très explicitement le garant d’une opération conformément réalisée et commercialisée dans le respect du projet conçu avec les partenaires publics et privés à la genèse du dossier.

Conduite de projet et leadership :
 
  • > Se porter garant du contrat, de la marge et du délai.
    > Animer le réseau et accompagner nos partenaires dans la recherche de terrains ou de bâtiments à rénover/réhabiliter, permettant la réalisation d’opérations de promotion immobilière.
    > Définir le planning d’opérations en lien avec la MO/MOE.
    > Argumenter et construire les opportunités de projets à engager, avec un passage en comité de validation groupe.
    > Animer en binôme avec la direction technique tout le volet opérationnel/construction d’un projet : du DCE rédigé par la MO/MOE et participer aux consultations d’entreprise dans le but de choisir l’entreprise la plus pertinente (prix, expérience, solvabilité).
 
Connaissance générale des métiers experts :
 
  • > Animer toute la phase de conception des opérations.
    > Choisir son équipe de maîtrise d’œuvre et de bureaux d’études, dans l’intérêt du projet et/ou des clients pour se donner toutes les chances de réussite.
    > Choisir et animer les commercialisateurs / brokers tout en conservant la responsabilité de la commercialisation (voire en assurer une fonction très directement).
    > Participer aux réunions de chantier stratégiques.
    > Animer la rédaction et les signatures des mandats de gestion et mandats de commercialisation entre les futures sociétés véhicules et AVENTIM, société animatrice opérationnelle.
    > Participer en coanimation avec le pôle communication à l’organisation de certains événements d’entreprise (salons, inauguration d’une nouvelle opération, première pierre, etc..).
 
Maitrise et animation autonome des bilans d’opérations :
 
  • > Construire et optimiser le bilan de promotion en cohérence avec les « prix marché ».
    > Construire et suivre le plan de trésorerie de l’opération.
 
Suivi relationnel des instances institutionnelles et professionnelles : 
 
  • > Participer au développement commercial de l’entreprise auprès des élus, des commercialisateurs, des réseaux de l’immobilier et de toutes personnes influentes pouvant être apporteuses d’opérations de promotion immobilière.
 
Appréciation du contexte juridique, administratif et réglementaire :
 
  • > Définir la programmation d’une future opération de promotion au regard des contraintes urbanistiques, de la zone de chalandise et du marché.
    > En binôme avec l’équipe gestion, créer et animer la société véhicule (SNC, SCI, SCCV,…) portant l’opération en fonction de sa nature d’aménagement, de promotion immobilière, et/ou d’investissement.
    > Animer les notaires et avocats dans la négociation et la rédaction pour les signatures de divers accords contractuels et compromis de vente et d’acquisition.
 
Collaboration et communication avec l’équipe :  
 
  • > Fonctionner en bonne intelligence avec les directions transversales que sont la direction technique et la direction financière mais aussi avec les autres services supports.
 
EXPÉRIENCE SOUHAITÉE :

 
4 ans d’expérience minimum.
 

Secrétaire juridique - Lille

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Secrétaire juridique - Lille
Nous sommes la nouvelle génération de promoteurs aménageurs. Une nouvelle génération qui agit pour un bien-être durable, et qui met tout en œuvre, chaque jour et dans chacune de ses actions, pour apporter sa pierre à l’édifice d’un monde en pleine mutation.
AVENTIM est une société d’aménagement et de promotion immobilière spécialisée en commerce, tertiaire et locaux d’activité et qui étend depuis peu son champ d’actions au logement. Basée sur la métropole Lilloise et fondée en 20210 par Hugues JOUBERT, Président d’AVENTIM, la société est à ce jour composée de 43 collaborateurs.
AVENTIM connait une forte croissance depuis 2018 qui se confirme par l’ouverture de 3 régions en physique : Bordeaux, Nantes et Paris.
Si vous souhaitez intégrer un environnement de travail agréable et exaltant qui développe l’immobilier de demain, si venir au bureau partager votre bonne énergie et humeur est pour vous essentiel et si relever des challenges tout en partageant une véritable aventure professionnelle et humaine vous motive, alors ce poste est fait pour vous !
 
 
MISSIONS :

 
Poste à pourvoir dès que possible, basé à Marquette Lez Lille.
 
Au sein d’une équipe de 4 personnes, et sous le management de la Directrice Administrative et Comptable, vos principales missions sont les suivantes :

Secrétariat juridique des entreprises du groupe
Constitution, modification, radiation des sociétés ;
Gestion des modifications statutaires : préparation des actes, suivi des signatures ;
Rédaction des convocations et tenue des conseils, comité, AG… ;
Rédaction des rapports de gestion ;
Rédaction des PV, suivi des signatures ;
Réalisation des formalités d’enregistrement ;
Classement et archivage numérique des dossiers ;
Mise à jour des registres légaux ;
Veille juridique ;
Et toutes autres missions inhérentes au domaine du droit des sociétés.

Gestion des assurances
Suivi des contrats (dates d’échéance, renouvellement, résiliation…) ;
Pour les nouveaux programmes et en lien avec la direction des programmes :
- Déclaration des nouveaux biens à assurer (PNO)
- Organiser des RDV réguliers avec notre courtier pour présenter les nouveaux programmes et anticiper les risques (Référé préventif…)
- Mise en place des contrats construction (DO, CNR, TRC…)
- Gestion des sinistres
 
 
COMPÉTENCES CLÉS : 
 
De formation Bac+2/3 en droit, vous êtes doté(e) d’une première expérience.
 
Savoir-faire – Savoir-être :
  • Bonne connaissance du droit des sociétés ;
    Sens du détail et de la précision ;
    Sens de l’organisation ;
    Esprit de synthèse et d’analyse ;
    Sens du relationnel client ;
    Diplomatie, objectivité et impartialité.

Stage longue durée / Alternance - Comptable junior - Lille

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Stage longue durée / Alternance - Comptable junior - Lille
Nous sommes la nouvelle génération de promoteurs aménageurs. Une nouvelle génération qui agit pour un bien-être durable, et qui met tout en œuvre, chaque jour et dans chacune de ses actions, pour apporter sa pierre à l’édifice d’un monde en pleine mutation.
AVENTIM est une société d’aménagement et de promotion immobilière spécialisée en commerce, tertiaire et locaux d’activité et qui étend depuis peu son champ d’actions au logement. Basée sur la métropole Lilloise et fondée en 2010 par Hugues JOUBERT, Président d’AVENTIM, la société est à ce jour composée de 41 collaborateurs.
AVENTIM connait une forte croissance depuis 2018 qui se confirme par l’ouverture de 3 régions en physique : Bordeaux, Nantes et Paris.
Si vous souhaitez intégrer un environnement de travail agréable et exaltant qui développe l’immobilier de demain, si venir au bureau partager votre bonne énergie et humeur est pour vous essentiel et si relever des challenges tout en partageant une véritable aventure professionnelle et humaine vous motive, alors ce poste est fait pour vous !
 
Poste à pourvoir dès que possible, basé à Marquette lez Lille.
Stage longue durée (>3 mois) ou alternance

MISSIONS :
 
Au sein d’une équipe de 4 personnes, et sous le management de la Directrice Administrative et Comptable, vos principales missions sont les suivantes :
 
  • Comptabilité fournisseurs
- Enregistrement des factures ;
- Suivi des validations ;
- Préparation des paiements.
 
  • Comptabilité clients
- Suivi et facturation des appels de fonds et des charges locatives ;
- Comptabilisation des factures émises ;
- Préparation des éléments de relance.
 
  • Notes de frais
- Contrôle et comptabilisation des notes de frais ;
- Contrôle et comptabilisation des cartes sociétés ;
- Préparation des paiements.
 
  • Fiscalité
- Déclaration de TVA
 
  • Clôture
- Préparation des éléments demandés par nos commissaires aux comptes ;
- Archivage (physique et numérique) des documents
 
D’autres missions pourront être confiées selon l’évolution de la formation.
 
COMPÉTENCES CLÉS : 
 
Savoir-faire :
  • Avoir une compréhension 360° comptable, juridique et fiscal ;
    Avoir de l’appétence pour les chiffres et leur animation ;
    S’intéresser au business, avoir une vraie curiosité pour les produits et les métiers de l’immobilier.
    Pratiquer les logiciels de comptabilité.
 
Savoir-être :
  • Avoir l’esprit d’équipe et le sens du client (interne et externe) ;
    Etre Rigoureux, Etre autonome, Avoir l’esprit de synthèse et une aisance relationnelle ;
    Gout du challenge, de la performance et de l’engagement personnel ;
    Avoir une forte implication au sein des projets.
 
PROFIL :
 
De formation Bac+2/3 en comptabilité / Finance.
Rémunération selon profil et type de contrat.
 

Office manager - Lille

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Office manager - Lille
Nous sommes la nouvelle génération de promoteurs aménageurs. Une nouvelle génération qui agit pour un bien-être durable, et qui met tout en œuvre, chaque jour et dans chacune de ses actions, pour apporter sa pierre à l’édifice d’un monde en pleine mutation.
 
AVENTIM est une société d’aménagement et de promotion immobilière spécialisée en commerce, tertiaire, locaux d’activités et qui étend depuis peu son champ d’actions au logement. Basée sur la métropole Lilloise et fondée en 2010 par Hugues Joubert, Président d’AVENTIM, la société est à ce jour composée de 40 collaborateurs. AVENTIM connait une forte croissance depuis 2018 qui se confirme par l’ouverture de 3 régions en physique : Bordeaux, Nantes et Paris.
 
Si vous souhaitez intégrer un environnement de travail agréable et exaltant qui développe l’immobilier de demain, si venir au bureau partager votre bonne énergie et humeur est pour vous essentiel et si relever des challenges tout en partageant une véritable aventure professionnelle et humaine vous motive, alors ce poste est fait pour vous !
 
MISSIONS :
 
Rattaché(e) à l’assistante de direction Générale, vous êtes polyvalent(e) pour occuper le poste d’« office manager » et couvrir principalement les missions suivantes : permettre la bonne organisation de l’équipe, assister la direction Région HDF et Finance, faciliter le quotidien de l’entreprise et satisfaire nos clients et partenaires. Vous serez également en mesure d’accompagner des jeunes de l’E2C (école de la seconde chance) au poste d’accueil.
 
Faciliter le quotidien de l’entreprise et des collaborateurs :
  • > Organiser les déplacements de l’équipe (réservation d’hébergements, de restaurants, location de véhicules, réservation de billets de train, billets d’avion …).
    > Entretenir, s’assurer et gérer le lieu de travail pour qu’il soit toujours agréable à vivre pour l’équipe afin de recevoir convenablement nos clients et partenaires
    > Commande et gestion des consommables (fournitures de bureaux et courses diverses)
    > Commande et gestion de la téléphonie et du parc informatique
    > Suivre les achats et les frais généraux (commande fournitures, frais d’hébergement et de déplacements, ...)
    > Traitement et répartition du courrier
    > Aide à la préparation des évènements internes et externes
    > Organiser les déjeuners lors des réunions de travail sur le temps du midi
 
Relation clients et partenaires :
  • > Accueil physique et téléphonique
    > Traitement et transmission des demandes clients / partenaires / fournisseurs
    > Gérer les relations internes et externes
    > Suivre les relations prestataires / fournisseurs (locaux, entretien, …)
 
Assistanat du Directeur Région HDF et du Directeur Finance :
  • > Aide à la planification des activités des deux Directeurs
    > Coordonner leurs prises de RDV
    > Traiter et transmettre les informations au sein de leur équipe
    >Assistance à la gestion et au suivi administratif des dossiers
    >Archivage des dossiers (digital et physique)

COMPÉTENCES CLÉS : 

Connaissances :
  • > Aisance relationnelle
    > Aisance en communication orale et écrite
    > Maîtrise de l’orthographe
    > Maîtrise de l’anglais (serait un plus)
    > Maîtrise des outils bureautiques
 
Savoir-faire :
  • > Maîtrise des applications organisationnelles et logistiques (réservation en ligne)
    > Bon usage des outils bureautiques (PWT, EXCEL, …) et saisie informatique
    > Accueil des clients et prise de RDV
    > Réception et animation téléphonique
    > Gestion de plannings et agendas partagés
    > Être à l’aise avec les chiffres
    > Savoir alerter sur les anomalies, les dysfonctionnements et les risques
    > Utiliser les techniques de communication orale et/ou écrite appropriées
 
Savoir-être :
  • > Être rigoureux(se) et organisé(e)
    > Être agile et attentif(ve)
    > Avoir l’esprit logique et solutionnant
    > Être dynamique et autonome
    > Avoir le sens du client et du service
    > Faire preuve d'esprit d'équipe
 
Expériences :
Assistanat, secrétariat de direction, vie associative…
* Champs obligatoires
Merci, votre candidature nous a bien été transmise.