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Assistant(e) de programmes

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Assistant(e) de programmes
AVENTIM est une jeune société d’aménagement et de promotion immobilière spécialisée en commerce, tertiaire et locaux d’activité, basée sur la métropole Lilloise. Son activité est pour 80% sur le territoire régional des hauts de France et 20% sur le reste du territoire national ; cette répartition géographique va s’équilibrer sur la durée du plan à 5 ans tel qu’il est écrit et engagé.
 
Fondée en 2008 par Hugues Joubert, la société est à ce jour composée de 29 collaborateurs et connait une forte croissance depuis 2018 qui se confirme par l’ouverture de 3 régions en physique : Bordeaux, Nantes et Paris. Des opérations de référence nationale avec des partenaires à forte notoriété alimentent le pipe-line pour les 10 prochaines années.
 
MISSIONS :
 
Rattaché(e) à un Directeur de Programmes, tu es polyvalent(e) pour occuper le poste d’Assistant(e) de Programmes et couvrir principalement les missions suivantes :
 
Assistanat et secrétariat des responsables et directeurs de programmes :
> Rédaction de courriers
> Récupérer et dispatcher le courrier au DP/RP
> Gérer l’agenda des DP/RP
> Archivage, rangement, classement - papier et dans l’arborescence réseau
> Transmission de documents
> Etablissement et mise à jour des documents type
> Assurer l’accueil de manière ponctuelle en cas d’absence de l’assistante d’accueil
 
Suivi opérationnel des autorisations administratives : 
> Faire le lien entre l’équipe de maitrise d’œuvre et le service instructeur
> Assurer le dépôt, la complétude, et le suivi des dossiers de PC/PA/CDAC…
> Préparer les affichages des panneaux de permis et mandater l’huissier
> Suivre les constats/recours et la conformité
 
Suivi des dossiers d’assurances propres à chaque opération : 
> Assurer le remplissage des dossiers
> Valider la complétude des offres (montant de travaux déclaré, durée..)
> Archiver les dossiers
 
Rédaction et suivi de contrats / mandats : 
> Lettres de commande
> MOE, SPS, CT, …
> Mandats de commercialisation
> Convention de gestion
> En lien avec le service technique, marchés de travaux et OS (vérification de la complétude des dossiers + archivage des documents, suivi des agréments des sous-traitants,…) 
 
Lien avec le notaire : 
> Récupération des éléments auprès du preneur/acquéreur
> Constituer la data room en lien avec le notaire
> Rédiger et animer un tableau de suivi des levées des conditions juridiques/échéances clefs
> Archiver les promesses, actes et documents constituant le projet juridique
 
Lien avec le géomètre :
> Assurer le lien avec le géomètre pour garantir la bonne rédaction et réception des documents d’urbanisme (DA, bornage, piquetage, EDD, copro etc)
 
Lien avec les commercialisateurs : 
> Rédiger les offres faites au preneur/acquéreur
> Rédiger et animer un tableau de suivi de commercialisation (listing des dénonces)
> Envoyer les documents nécessaires à la bonne commercialisation du projet
> Constituer les dossiers de commercialisation
 
Suivi de programmes :
> Récupérer les documents clefs de chaque programme (attestation Moe à chaque échéance de VEFA, émission (avec le pôle finance) de la facture à produire...)
> Gérer la bonne organisation des réceptions/livraisons de chaque projet
> Assurer le lien avec l’architecte et les bureaux d’études dans la délivrance des documents propres à chaque opération tant en phase opérationnelle qu’en phase de commercialisation
 
COMPÉTENCES CLÉS :  
 
Connaissances :
  • Aisance relationnelle
    Connaissance du milieu de la promotion immobilière
    Maîtrise de l’orthographe
    Maîtrise des outils bureautiques
    Organisation et procédures internes
 
Savoir-être :
  • Être rigoureux(se) et organisé(e)
    S’impliquer au quotidien
    Être agile et attentif(ve)
    Avoir l’esprit logique et solutionnant
    Être dynamique et autonome
    Avoir le sens du client et du service
    Être à l’écoute
    Comprendre ses interlocuteurs et prendre en compte leurs attentes
    Faire preuve d'adaptation
    Faire preuve d'esprit d'équipe
 
Expériences :
Assistanat, secrétariat en promotion immobilière, sports d’équipes…
Mais surtout, SURTOUT, avoir le sourire facile et le sens de l’humour ! :)
 
 
 
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